Categoría: 5-PRODUCTO Y SERVICIO
Subcategoría: 5.5 Productividad
Financiación: No financiado por defecto (puede combinarse con iniciativas públicas cuando corresponda)

¿En qué consiste este servicio?

El servicio de Gestión Documental es una solución integral que combina consultoría, implantación y optimización de entornos digitales para la administración eficiente de la información en organizaciones de cualquier tamaño. Reúne la experiencia en diseño de estrategias documentales, la implantación de plataformas de gestión documental y la transformación hacia entornos de trabajo digitales (Digital Workplace).

Es un servicio agrupador que agrupa varias soluciones diferentes de proveedores homologados distintos. Esto permite adaptar la solución a cada necesidad y momento (on-premise, cloud, SaaS, híbrido), seleccionando la tecnología y el enfoque más adecuados para cada caso.

El objetivo es facilitar el acceso seguro y rápido a la información, mejorar la colaboración entre equipos, optimizar procesos y garantizar el cumplimiento normativo en materia de gestión de datos y documentos. El servicio abarca desde la evaluación inicial de necesidades y la definición de la arquitectura documental hasta la configuración de flujos de trabajo, automatización de procesos y capacitación de usuarios.

Además, se incluye la digitalización certificada, el archivado electrónico y la gestión completa del ciclo de vida documental en despliegues cliente/servidor (on-premise) y en la nube, con acceso seguro en tiempo real desde cualquier dispositivo y control de flujos y estados desde la entrada de documentos hasta su archivado final.

Se incorpora también un enfoque SaaS de gestión documental en la nube para centralizar la información con acceso multi-dispositivo, sincronización en tiempo real y control de versiones, facilitando la adopción y la mejora continua de los procesos documentales.

¿Qué incluye?

• Análisis y Consultoría Inicial: evaluación de necesidades y procesos documentales existentes; definición de objetivos, alcance y arquitectura.
• Implantación de Soluciones Documentales (DMS): configuración de plataformas, metadatos, permisos y estructuras; integración con otras aplicaciones.
• Digital Workplace: diseño y despliegue de entornos colaborativos para gestión y edición de documentos; acceso seguro multi-dispositivo.
• Automatización y Flujos de Trabajo: procesos de aprobación, archivo y distribución; control de versiones y trazabilidad.
• Seguridad y Cumplimiento Normativo: políticas de acceso y confidencialidad; alineamiento con normativa aplicable; registros de auditoría.
• Formación y Acompañamiento: capacitación de usuarios y administradores; soporte y mejora continua.
• Digitalización certificada y captura inteligente: escaneo, OCR/ICR y metadatado con evidencias de integridad.
• Archivado electrónico y custodia: políticas de retención, clasificación por tipología documental y conservación a largo plazo.
• Workflows por tipología: circuitos de aprobación y distribución adaptados (facturas, RR. HH., contratos, calidad, etc.).
• Despliegue híbrido: opciones on-prem y cloud con cifrado en tránsito y en reposo y acceso en tiempo real.
• Plataforma DMS en la nube (SaaS): repositorio centralizado con alta disponibilidad, control de versiones, búsqueda avanzada y accesos multi-dispositivo.
• Sincronización y copias automáticas: sincronización en tiempo real, backup programado y restauración de versiones y documentos.
• Gobierno y seguridad en cloud: permisos por rol, cifrado, registro de auditoría y políticas de retención en entorno SaaS.
• Adopción y soporte: asesoramiento funcional, formación al equipo y acompañamiento técnico para garantizar una implantación eficaz.

Tipos de acciones que puede contener

• Consultoría: diagnóstico de procesos, gobierno documental y definición de arquitectura y metadatos.
• Implantación de plataforma DMS: parametrización de repositorios, permisos, políticas de retención y auditoría.
• Modelado y automatización de flujos: diseño de workflows por área y tipología documental, notificaciones y SLA.
• Migración y normalización: carga de históricos, deduplicación y limpieza con garantías de integridad.
• Formación y adopción: guías de uso, itinerarios formativos y acompañamiento al cambio.
• Implantación SaaS: alta de la instancia en la nube, configuración de estructuras, metadatos y permisos; conexión con herramientas habituales.
• Migración a la nube: traslado y normalización de históricos, verificación de integridad y pruebas de acceso/recuperación.
• Soporte continuado: asistencia funcional y técnica, y actualización periódica para impulsar la adopción y la mejora continua.

¿Cómo se presta este servicio?

El Polo IRIS analiza la demanda de cada organización y asigna uno o varios servicios ya existentes prestados por proveedores homologados. Acompañamos durante todo el proceso, desde el diagnóstico y diseño de la solución hasta la implantación (en la nube y/o on-premise), la migración de datos, la automatización de flujos y el soporte continuo.

¿A quién está dirigido?

A organizaciones que necesiten controlar y acelerar sus procesos documentales, garantizar la seguridad y cumplimiento, y ofrecer acceso ágil y seguro a la información desde cualquier lugar.

Etiquetas temáticas

• Gestión documental · DMS
• Digitalización certificada · OCR/ICR
• Archivado electrónico · Retención
• Workflows · Aprobaciones
• Digital Workplace
• Seguridad · Cumplimiento · Auditoría
• Acceso web/móvil · Cloud · On-prem
• Migración de históricos
• DMS en la nube · SaaS
• Sincronización en tiempo real
• Control de versiones · Backup automático