¿En qué consiste este servicio?
El objetivo es facilitar el acceso seguro y rápido a la información, mejorar la colaboración entre equipos, optimizar procesos y garantizar el cumplimiento normativo en materia de gestión de datos y documentos. El servicio abarca desde la evaluación inicial de necesidades y la definición de la arquitectura documental hasta la configuración de flujos de trabajo, automatización de procesos y capacitación de usuarios.
Además, se incluye la digitalización certificada, el archivado electrónico y la gestión completa del ciclo de vida documental en despliegues cliente/servidor (on-premise) y en la nube, con acceso seguro en tiempo real desde cualquier dispositivo y control de flujos y estados desde la entrada de documentos hasta su archivado final.
Se incorpora también un enfoque SaaS de gestión documental en la nube para centralizar la información con acceso multi-dispositivo, sincronización en tiempo real y control de versiones, facilitando la adopción y la mejora continua de los procesos documentales.
Categoría: 5-PRODUCTO Y SERVICIO
Subcategoría: 5.5 Productividad
Financiación: No financiado por defecto (puede combinarse con iniciativas públicas cuando corresponda)
Análisis y Consultoría Inicial
- evaluación de necesidades y procesos documentales existentes; definición de objetivos, alcance y arquitectura.
Implantación de Soluciones Documentales (DMS)
- configuración de plataformas, metadatos, permisos y estructuras; integración con otras aplicaciones.
Digital Workplace
- diseño y despliegue de entornos colaborativos para gestión y edición de documentos; acceso seguro multi-dispositivo.
Automatización y Flujos de Trabajo
- procesos de aprobación, archivo y distribución; control de versiones y trazabilidad.
Seguridad y Cumplimiento Normativo
- políticas de acceso y confidencialidad; alineamiento con normativa aplicable; registros de auditoría.
Formación y Acompañamiento
- capacitación de usuarios y administradores; soporte y mejora continua.
Digitalización certificada y captura inteligente
- escaneo, OCR/ICR y metadatado con evidencias de integridad.
Archivado electrónico y custodia
- políticas de retención, clasificación por tipología documental y conservación a largo plazo.
Workflows por tipología
- circuitos de aprobación y distribución adaptados (facturas, RR. HH., contratos, calidad, etc.).
Despliegue híbrido
- opciones on-prem y cloud con cifrado en tránsito y en reposo y acceso en tiempo real.
Plataforma DMS en la nube (SaaS)
- repositorio centralizado con alta disponibilidad, control de versiones, búsqueda avanzada y accesos multi-dispositivo.
Sincronización y copias automáticas
- sincronización en tiempo real, backup programado y restauración de versiones y documentos.
Gobierno y seguridad en cloud
- permisos por rol, cifrado, registro de auditoría y políticas de retención en entorno SaaS.
Adopción y soporte
- asesoramiento funcional, formación al equipo y acompañamiento técnico para garantizar una implantación eficaz.
Tipos de acciones que puede contener
- Consultoría: diagnóstico de procesos, gobierno documental y definición de arquitectura y metadatos.
- Implantación de plataforma DMS: parametrización de repositorios, permisos, políticas de retención y auditoría.
- Modelado y automatización de flujos: diseño de workflows por área y tipología documental, notificaciones y SLA.
- Migración y normalización: carga de históricos, deduplicación y limpieza con garantías de integridad.
- Formación y adopción: guías de uso, itinerarios formativos y acompañamiento al cambio.
- Implantación SaaS: alta de la instancia en la nube, configuración de estructuras, metadatos y permisos; conexión con herramientas habituales.
- Migración a la nube: traslado y normalización de históricos, verificación de integridad y pruebas de acceso/recuperación.
- Soporte continuado: asistencia funcional y técnica, y actualización periódica para impulsar la adopción y la mejora continua.
Etiquetas temáticas
- Gestión documental · DMS
- Digitalización certificada · OCR/ICR
- Archivado electrónico · Retención
- Workflows · Aprobaciones
- Digital Workplace
- Seguridad · Cumplimiento · Auditoría
- Acceso web/móvil · Cloud · On-prem
- Migración de históricos
- DMS en la nube · SaaS
- Sincronización en tiempo real
- Control de versiones · Backup automático
